Silna i ugruntowana pozycja na rynku firm i przedsiębiorstw uwarunkowana jest zwłaszcza liczbą zadowolonych klientów. W dobie rozwoju cyfrowego wymagania klientów nie opierają się wyłącznie na dobrej jakości produktach, ale również na sprawnej i szybkiej obsłudze, reagowaniu na zmiany rynkowe czy udzielaniu personalizowanych rabatów. Odpowiednio dobrane i wdrożone systemy informatyczne uporządkowują przepływ informacji wewnątrz, ale również na zewnątrz firmy.

W dzisiejszych czasach praktycznie każde przedsiębiorstwo niezależnie od stopnia innowacyjności, rozwoju i rodzaju branży korzysta z komputera, a co za tym idzie oprogramowania. Zanim przejdziemy do omawiania wdrażania systemów IT zgodnie z A. Januszewskim, który opisał funkcjonalność informatycznych systemów zarządzania, zwróćmy uwagę, że sukces firmy uzależniony jest w głównej mierze od przepływu informacji i niezależnie od istotności przekazywanej informacji, jej nie dotarcie czy zaburzenie może skutkować opóźnieniami bądź całkowitą porażką podjętego działania. W związku z tym możemy śmiało stwierdzić, że jednym z głównych celi wdrażanych systemów informatycznych jest zaspokajanie potrzeb informacyjnych. Jednak przedsiębiorcy kierują się tzw. celami zarządczymi, którymi w przypadku wdrażania będą:
– obniżenie i optymalizacja kosztów
– zwiększenie zysku
– zwiększenie efektywności
– szybsze podejmowanie decyzji
System Informatyczny to…

Zespół powiązanych ze sobą elementów przetwarzających informacje m.in. urządzeń, oprogramowania, procedur.
Wdrożenie systemu IT to…

Ogół czynności niezbędnych do umożliwienia korzystania z systemu. Są to działania poprzedzające etap używania systemu i późniejszego jego utrzymania.

Etapy wdrożenia systemu IT w firmie

Analogicznie do innych przedsięwzięć firmowych wdrożenie systemu IT wymaga przygotowań zarówno w kwestii finansowej jak i organizacyjnej.
Wyznaczenie celu

Pierwsze pytanie, które powinniśmy zadać to „w jakim celu wdrażamy system IT do firmy?„ jeśli jest to rozbudowany system to warto podzielić go dodatkowo na cel wiodący oraz cele poboczne, ponieważ mimo bardzo wielu rozwiązań w przyszłych krokach będzie trzeba wybrać te, które będzie trafną odpowiedzią na nasze potrzeby. Cel który wyznaczysz musi być realny, mierzalny i określony w czasie- inaczej działania mają małą szansę powodzenia.
Wyznaczenie ograniczeń

Należy zastanowić się co może stanąć na przeszkodzie w trakcie realizacji projektu, czy występują znane nam ograniczenia albo podejrzenia do ich wystąpienia ?
Wyznaczenie budżetu

Niezależnie od wielkości firmy czy projektu należy rozważnie podejść do kwestii budżetu, zwłaszcza w kwestiach IT, gdzie rozwiązań na rynku jest bardzo dużo, a ich znajomość i wiedza na ich temat często w firmie jest ograniczona. Wdrażany system powinien przynieść zwrot z inwestycji i/lub zwiększenie komfortu i ułatwionej realizacji zadań pracownikom. Oczywiście dobrze zorganizowana firma, która prowadzi analizy i doskonale zna procesy jakie zachodzą w firmie nie będzie miała problemu z wyznaczeniem budżetu, jednak firmy szczególnie z sektora MŚP powinny przed wdrożeniem systemu dokonać szeregu analiz, które pozwolą na optymalizację kosztów. Niestety często okazuje się, że firmy dostosowują swój budżet niezależnie od ich działalności opierając się na ofertach firm zewnętrznych, nie analizując korzyści, ograniczeń ani budżetu tylko bazując na opinii „inni też korzystają z tego rozwiązania to Ja też muszę nadążać” co nie koniecznie może zdać egzamin w danej firmie czy organizacji.

Wiadome jest, że w przypadku systemów IT nie wszystko jest wyliczalne co do złotówki, w trakcie wdrażania mogą wyjść „kwiatki” – trochę jak z remontem mieszkania – wszystko wygląda na proste, a gdy zdejmiemy płytki okazuje się, że trzeba wymienić również instalację itd. dlatego przy budżetowaniu należy brać pod uwagę margines bezpieczeństwa. Dobrą praktyką jest ustalenie dodatkowych procedur monitorujących budżet w przypadku rozbieżności z założonym budżetem, a bieżącymi nakładami finansowymi.
Przygotowanie planu

W planie bierzemy pod uwagę wcześniej wyznaczone cele, ograniczenia i budżet. Dodatkowo możemy rozbudowywać plan o dowolne dodatkowe aspekty np. takie jak:
– lista zadań
– lista zasobów
– podział projektu na etapy
– założenia umowy z dostawcą
Wyznaczenie zespołu projektowego lub osoby odpowiedzialnej za realizację projektu

W zależności od tego czy wdrożenie systemu będzie realizowane przez zespół wewnętrzny firmy czy też zostanie zlecone zadanie firmie zewnętrznej należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za projekt, a w przypadku wewnętrznych zasobów ludzkich należy jeszcze dodatkowo powołać zespół, który może zmieniać swój skład w zależności od etapu wdrażania. Wielkość grupy projektowej będzie uzależniona od rodzaju i etapu projektu.

Ścisły i z góry ustalony podział ról jest kluczem do sukcesu większości realizowanych projektów- nie zapomnij o nim !
Wybór zewnętrznej firmy do wdrożenia systemu informatycznego

Najważniejsze jest aby wybrać firmę z bagażem doświadczeń za którą stoi wiedza i doświadczenie. Ponad to warto sprawdzić opinie i zakres prac. Na wstępnym etapie warto wybrać min. 2-3 firmy z którymi będziemy równolegle prowadzić rozmowy i ofertowanie. Dzięki temu będziemy mogli wstępnie ocenić współpracę, sposób i jakość komunikacji czy sposoby na realizację naszego założonego celu. Przy rozbudowanych projektach i systemach można podzielić pracę wykonawczą na etapy i połączyć działania dwóch firm w rozróżnieniu na ich kompetencje czy możliwości techniczne lub/i organizacyjne.
Wybór technologii i harmonogram prac

Po wyborze i nawiązaniu współpracy z firmą wdrażającą należy podjąć szczegółowe decyzje dotyczące technologii i rozwiązań. We współpracy należy również określić szczegółowy harmonogram prac, który będzie uwzględniał bieżącą działalność i ewentualne jej przestoje.
Ustalenie procedur

Niejednokrotnie na tym etapie możemy już rozpoczynać działania związane z utworzeniem procedur, które po uruchomieniu systemu pozwolą na ustalenie jednolitego podejścia w użytkowaniu systemu w firmie. Prawdopodobnie będzie to draft procedur i ustaleń, który po instalacji lub nawet uruchomieniu powinien zostać sprawdzony i dopracowany. Istotne będzie zarówno przy procedurach jak i wdrożeniu, zarządzenie zmianą czyli możliwością modyfikacji projektu czy procedur w trakcie trwania wdrażania systemu IT. Jak już wcześniej wspomnieliśmy nie można przewidzieć wszystkich ograniczeń lub dodatkowych korzyści, które mogą pojawić się w trakcie prac, dlatego należy być nastawionym na elastyczność i nie trzymać się kurczowo sztywno określonych ram.
Instalacja wdrażanego systemu IT

Jest to moment kiedy firma wdrażająca lub wewnętrzny zespół przechodzi do prac instalacyjnych, które według projektu powinny odbyć się w określonym czasie, nie zaburzając pracy i funkcjonowaniu firmy. W trakcie instalacji często pojawiają się dodatkowe ograniczenia, które uniemożliwiają bądź utrudniają czy wydłużają jej proces. Dzieje się tak zazwyczaj przez niedokładne zdefiniowanie ograniczeń. Do najczęstszych problemów które się pojawiają należą:

– Niedostateczna ilość miejsca dla potrzeb instalowanego systemu np. zbyt mała pojemność dysku czy niedostateczna wielkość pamięci RAM.

– Niezaplanowanie utworzenia i wdrożenia do nowego systemu bazy danych, która pozwala na bezinwazyjne przejście na nowy system.

– Niedopasowanie systemu do całej infrastruktury – zwłaszcza w większych firmach w których często jest duże zróżnicowanie jakościowe infrastruktury i dopasowanie systemu do wszystkich elementów czasem jest niemożliwe bądź kłopotliwe- zwłaszcza jeśli ograniczenie zostało wykryte dopiero na etapie instalacji.
Oczywiście na etapie instalacji możemy spotkać się również z pozytywnym zaskoczeniem i wykryciem dodatkowych możliwości wykorzystania systemu lub korzyściach, których nie braliśmy pod uwagę. Warto wtedy dodatkowo przeprowadzić analizę czy rozszerzenie projektu jest opłacalne.
Konfiguracja systemu IT

W zależności od wdrażanego systemu będziemy spotykać się z różnymi możliwościami konfiguracji. Do trzech najczęstszych konfiguracji o których musimy pamiętać to:

– zintegrowanie wdrażanego systemu z innymi istniejącymi systemami

– zintegrowanie nowego systemu z bazą danych

– dostosowanie ustawień wdrażanego systemu dla poszczególnych pracowników w zależności od stanowiska i zakresu zadań jakimi się zajmuje. Jest to istotne ze względu na bezpieczeństwo danych do których dostęp powinien być maksymalnie ograniczony. Oprócz bezpieczeństwa ograniczenie dostępu względem zajmowanych stanowisk ma duży wpływ na minimalizowanie błędów w bieżącej działalności. Przykładem może być stanowisko sprzedawcy, który może korzystać z tego samego systemu sprzedażowo-magazynowego co magazynier, gdzie przy braku personalizowanych konfiguracji i dostępu sprzedawca mógłby w wyniku błędu wprowadzić zmiany na magazynie, które z przyczyn nieznajomości specyfiki zawodu mógłby zignorować przez co tworzy się fala błędów i niezgodności w różnych działach.
Uruchomienie systemu IT wraz z testami

Po instalacji i prawidłowej konfiguracji przychodzi czas na uruchomienie systemu. Przy zachowaniu szczególnej ostrożności i skupienia należy dokładnie przeanalizować i przetestować możliwie szeroko system w celu wykrycia ewentualnych niedociągnięć. Po testach należy nanieść ewentualne zmiany np. w konfiguracji.
Ustalenie procedur i utworzenie dokumentacji powdrożeniowej

Jeśli rozpoczęliśmy prace nad procedurami już we wcześniejszych etapach to w tym momencie należy nanieść poprawki i utworzyć finalną ich wersję. Na tym etapie powinny być również przygotowane już instrukcje obsługi dla użytkowników- najlepiej spersonalizowane względem stanowisk. Dodatkowo powinna zostać utworzona dokumentacja powdrożeniowa, która będzie zawierała wszystkie czynności, które zostały wykonane w firmie, ale także powinna zostać utworzona dokumentacja lub/ i instrukcja utrzymania i zarządzania wdrożonym systemem dla administratora.
Szkolenie dla użytkowników

Nawet w przypadku bardzo niewielkiej zmiany i prostoty wdrażanego systemu konieczne jest przeszkolenie pracowników. Na szkoleniu pracownicy powinni zostać zaznajomienie z prawidłowym użytkowaniem nowego systemu, ale również uświadomieni z konsekwencji popełniania błędów oraz o ważności i istotności systemu dla funkcjonowania firmy. Każdy pracodawca powinien nakładać duży nacisk na szkolenia pracowników – zwłaszcza przy systemach informatycznych, gdzie jedno błędne kliknięcie może pociągnąć za sobą szereg konsekwencji. Często wystarczy poświęcić niewielką ilość czasu np. godzinne szkolenie, które zapobiegnie ciągłym dopytywaniem się o system i traceniem czasu administratora na tłumaczenie każdemu pracownikowi z osobna , popełnianiu błędów, których naprawa może zająć dużo więcej czasu niż szkolenie czy też niestety popełnianiu błędów, które już wpłynęły negatywnie na działanie firmy i są nieodwracalne.
Właściwe uruchomienie systemu

Gdy już przygotowaliśmy infrastrukturę, ludzi oraz procedury uruchamiamy i rozpoczynamy pracę na nowym systemie 😊.

Jeśli myślisz, że to koniec Twojej pracy to jesteś w błędzie Pamiętaj, aby przeprowadzać aktualizacje oraz dalej rozwijać i dostosowywać swój system tak, aby mimo upływającego czasu był bezpieczny, efektywny i przyjazny dla pracowników.
Źródła Januszewski A.: Funkcjonalność informatycznych systemów zarządzania. Tom I. PWN, Warszawa 2008, s. 14; Outsourcing w Zarządzaniu Przedsiębiorstwami, Autor: Kopczyński Tomasz Wydawca: PWE Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne